昆明醫(yī)科大學(xué)實(shí)物檔案管理辦法

第一章 總則

 第一條 為加強(qiáng)學(xué)校實(shí)物檔案管理,，有效保護(hù)和利用檔案資源，充分發(fā)揮實(shí)物檔案在學(xué)校建設(shè)發(fā)展中的作用,，規(guī)范開展實(shí)物檔案管理工作,，特制定本辦法。

 第二條 本辦法依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施條例,、《云南省檔案條例》《昆明醫(yī)科大學(xué)檔案管理辦法》《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn),，結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定。

 第三條 本辦法所稱實(shí)物檔案,，是指學(xué)校在人才培養(yǎng),、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù),、文化傳承創(chuàng)新和國際交流合作等活動(dòng)中形成的能夠反映學(xué)校發(fā)展歷史面貌,，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的特定有形物品及其配套的文字說明材料、掃描件或電子照片等,；學(xué)校根據(jù)情況征集,、征購的文物、文獻(xiàn),、陳列品等及其配套的文字說明材料,、掃描件或電子照片等。

 第四條 學(xué)校對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行分級(jí)管理,，原則上由檔案館集中統(tǒng)一保管,。檔案館負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和指導(dǎo)全校實(shí)物檔案歸檔工作,，并做好達(dá)到入館級(jí)別實(shí)物檔案的接收,、保管、陳列和利用,。實(shí)物檔案的形成部門負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行收集,、整理和歸檔，并做好未達(dá)到入館級(jí)別及不便于移動(dòng)或館藏的實(shí)物檔案的管理,。任何單位和個(gè)人不得隨意將實(shí)物檔案損壞,、私存或轉(zhuǎn)送他人。

第二章 實(shí)物檔案的歸檔

 第五條 歸檔范圍：

（一）印章類（SW11）

學(xué)校及各單位各部門在不同歷史時(shí)期使用過的,，由于機(jī)構(gòu)變更,、撤消、合并或老舊等原因,，現(xiàn)已廢止的印章,，院、校長簽名章等,。

（二）榮譽(yù)類（SW12）

學(xué)校各單位各部門及師生獲得的各類證書,、獎(jiǎng)狀,，榮譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè),，獎(jiǎng)杯,，獎(jiǎng)?wù)拢?jiǎng)牌,、匾,，錦旗等（省級(jí)及以上由學(xué)校檔案館保管，其他由各形成部門自行保管）,。

（三）紀(jì)念品,、禮品類（SW13）

校慶、校際交流,、外事活動(dòng)等重要社會(huì)交往活動(dòng)中形成或獲贈(zèng)的紀(jì)念品,、禮品等，如紀(jì)念杯,、盤、章,，紀(jì)念冊(cè),，字畫、題詞,、題字,、票證，雕塑,，花瓶等,。

（四）文物、歷史類（SW14）

1.經(jīng)國家,、省,、市、區(qū)等認(rèn)定過的文物,，能夠反映學(xué)校教學(xué),、科研等活動(dòng)的有保存價(jià)值的報(bào)廢儀器設(shè)備等。

2.反映記錄學(xué)校發(fā)展歷史軌跡,、歷史面貌的建筑,、碑石、牌匾等,。

3.學(xué)校歷史上不同時(shí)期的各類票據(jù),、證件（包括但不限于畢業(yè)證、學(xué)位證,、學(xué)生證,、工作證）等,。

4.與學(xué)校或?qū)W校重大事件有關(guān)的書信,、文件,、名錄、宣傳資料等,。

5.學(xué)校歷史上教師教學(xué),、科研等活動(dòng)中產(chǎn)生的教案、講義,，教師代表性的著作,、教材，名人日記,、手稿,、書信、印信等,。

6.學(xué)校及合并院校不同歷史時(shí)期的徽章,、印信等。

7.其他與學(xué)校歷史有關(guān)的有保存價(jià)值的各類實(shí)物,。

（五）其他類（SW15）

其他與學(xué)校有關(guān)的有保存價(jià)值的各類實(shí)物,。

 第六條 歸檔方法：

（一）實(shí)物檔案按件進(jìn)行整理，一物一件,，一件一號(hào)一條目,。不同年度、不同類別的檔案,，分別從1開始編制流水件號(hào),。

（二）實(shí)物檔案歸檔時(shí)，須附相應(yīng)的文字說明材料及掃描件或電子照片等,。如印章須附印章的啟用文件,、停用文件；文物,、紀(jì)念品,、禮品等須附其介紹、背景信息等文字說明,。

（三）因?qū)嵨餀n案載體的特殊性,，除在文字說明材料上蓋印歸檔章外，還須將蓋有歸檔章的標(biāo)簽粘貼在實(shí)物檔案不影響保管和展示的位置上進(jìn)行歸檔,。

（四）所有實(shí)物檔案均須按類別編制目錄,，并按要求錄入昆明醫(yī)科大學(xué)檔案管理系統(tǒng)，其文字說明材料及掃描件或電子照片等,，不單獨(dú)分件,，作為實(shí)物檔案的電子件一并歸檔,。

 第七條 歸檔時(shí)間：

實(shí)物檔案歸檔時(shí)間按《昆明醫(yī)科大學(xué)檔案管理辦法》執(zhí)行，根據(jù)部門不同,，原則上為每年5月底和11月底移交文書檔案時(shí)同步歸檔,；專項(xiàng)活動(dòng)或?qū)ｎ}征集的實(shí)物檔案，項(xiàng)目結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)向?qū)W校檔案館移交歸檔,。

 第八條 歸檔要求：

（一）凡是學(xué)校及各單位各部門形成,、獲得、接受或者征集,、征購的具有保存價(jià)值的各類實(shí)物檔案均須收集齊全,，整理歸檔。

（二）歸檔的實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔,，如有破損,，可按照實(shí)物的特性進(jìn)行修裱、清理等,，但不能對(duì)其造成損傷,。

（三）須做好實(shí)物檔案的掃描件或電子照片配套歸檔工作。掃描件要齊全完整,，格式為PDF,、OFD、TIFF等,，分辨率不低于200dpi；電子照片要端正清晰,，格式為JPG,、PNG、TIFF等,，分辨率不低于300dpi,。立體實(shí)物檔案，須進(jìn)行立體掃描或拍攝多角度照片,。

第三章 實(shí)物檔案的整理,、保管和利用

 第九條 實(shí)物檔案按“年度-類型·部門-保管期限-件號(hào)”進(jìn)行分類編號(hào)。類型包括印章類（SW11）,、榮譽(yù)類（SW12）,、紀(jì)念品、禮品類（SW13）,、文物,、歷史類（SW14）及其他類（SW15）等。部門代碼為三位阿拉伯?dāng)?shù)字,，由檔案館編制,；保管期限均為永久（Y）,。

 第十條  實(shí)物檔案須專庫或?qū)９耜惲斜９堋旆炕蜿惲惺乙ㄆ谶M(jìn)行檢查,、核對(duì),，保持整潔，做到防火,、防潮,、防塵、防鼠,、防盜,、防光、防蟲,、防水,，確保實(shí)物檔案完好無損。

 第十一條  入庫實(shí)物檔案須按順序進(jìn)行排架,，便于查找利用,。入庫但不能入柜入架的檔案，需做好防護(hù),、標(biāo)記工作,。存放于陳列室（柜）的檔案，需做到檔案與標(biāo)識(shí)一一對(duì)應(yīng),，展陳美觀,，便于展示參觀。

 第十二條 未入庫及在室內(nèi),、外展陳的實(shí)物檔案,，管理單位應(yīng)根據(jù)檔案的特性采取相應(yīng)保護(hù)措施，做好保管維護(hù)工作,，履行定期檢查制度,，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。

 第十三條 實(shí)物檔案相關(guān)數(shù)據(jù)備份按《昆明醫(yī)科大學(xué)電子檔案?jìng)浞莨芾磙k法》執(zhí)行,。

 第十四條 檔案館和各單位各部門須做好實(shí)物檔案的宣傳,、利用工作，并積極開展實(shí)物檔案庫房,、專題展室（廳）,、陳列室等的對(duì)外開放工作。

 第十五條 利用實(shí)物檔案,，須根據(jù)檔案類別和使用權(quán)限辦理相應(yīng)的審批登記手續(xù),。各類實(shí)物檔案，以掃描件,、電子照片或到相應(yīng)管理部門現(xiàn)場(chǎng)利用為主,，原則上不外借,。如展出需要或特殊情況確需外借時(shí)，按學(xué)校檔案相關(guān)查借閱和保密制度執(zhí)行,。

 第十六條 校內(nèi)外任何單位或個(gè)人利用實(shí)物檔案作展出,、宣傳及開發(fā)利用、編制衍生品等時(shí),，均須注明檔案出處,。

第四章 實(shí)物檔案的移交與接收

 第十七條 達(dá)到入館級(jí)別的實(shí)物檔案采用現(xiàn)場(chǎng)移交方式，同時(shí)形成部門須在昆明醫(yī)科大學(xué)檔案管理系統(tǒng)提交其配套的文字說明材料,、掃描件或電子照片等信息,，經(jīng)檔案館審核接收后，按《昆明醫(yī)科大學(xué)檔案管理辦法》辦理移交手續(xù),。

 第十八條 二級(jí)部門自存的實(shí)物檔案,，須在昆明醫(yī)科大學(xué)檔案管理系統(tǒng)中著錄相應(yīng)信息并妥善保管。

第五章 附 則

 第十九條 本辦法自公布之日起執(zhí)行,。

 第二十條 本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋,。