昆明醫(yī)科大學檔案管理辦法（2022年修訂）

第一章  總  則

第一條 為提高學校檔案工作管理水平，有效保護和利用檔案,，充分發(fā)揮檔案存史資政育人作用,，推進學校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》及《云南省檔案條例》等法律法規(guī)，結(jié)合學校實際,，制定本辦法,。

第二條 本辦法所稱檔案，是指學校在人才培養(yǎng),、科學研究,、社會服務、文化傳承創(chuàng)新和國際交流合作等活動中形成的對師生,、學校和社會有保存價值的各種文字,、圖表、聲像,、實物等不同載體形式的歷史記錄,。

第三條 昆明醫(yī)科大學檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理,。為確保檔案齊全完整,、系統(tǒng)安全、便于開發(fā)利用,，檔案實行分級集中統(tǒng)一保管,。

第四條 檔案工作是學校工作的重要組成部分，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志,。學校各部門在檔案工作中應做到“三納入”“四同步”,，即：將檔案工作納入日常工作計劃和長遠工作規(guī)劃，納入考核管理機制,，納入有關(guān)人員的職責范圍,；在布置、檢查,、總結(jié),、驗收各項工作的同時，同步落實布置,、檢查,、總結(jié)、驗收檔案工作,。

第二章  領(lǐng)導體制和機構(gòu)設(shè)置

第五條 學校檔案工作在學校黨委統(tǒng)一領(lǐng)導下由一名校領(lǐng)導分管,，同時接受上級檔案行政管理部門的指導、監(jiān)督和檢查,。

第六條 學校設(shè)立檔案工作委員會,。檔案工作委員會主任由分管檔案工作的校領(lǐng)導擔任，委員由部分部,、處,、學院負責人擔任,。檔案工作委員會的主要職責是宏觀指導、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學校檔案工作,，審議檔案工作規(guī)章制度,、發(fā)展規(guī)劃及其他檔案管理重要事項，研究處理檔案工作中的違紀違法事項,。

第七條 學校檔案館既是學校檔案工作委員會的執(zhí)行機構(gòu)和檔案工作管理部門，又是永久保存本校檔案并提供利用和服務的部門,。

第八條 檔案館的基本職能：

（一）宣傳貫徹執(zhí)行國家和地方檔案法律法規(guī)和政策,，貫徹執(zhí)行上級主管部門下達的指令，擬定全校檔案工作規(guī)劃方案,；

（二）建立健全學校檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范,，并負責對歸檔部門檔案業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查,；

（三）負責接收（征集）,、整理、鑒定,、保管,、統(tǒng)計學校各類檔案及有關(guān)資料；

（四）負責編制檢索工具,，開發(fā)檔案信息資源,；

（五）做好檔案信息化建設(shè)，推動數(shù)字檔案館建設(shè)與發(fā)展,；

（六）開展檔案開放和利用工作,；

（七）負責對全校專（兼）職檔案員開展業(yè)務技能培訓；

（八）開展檔案宣傳工作,，發(fā)揮檔案文化教育功能,；

（九）開展檔案學術(shù)研究和交流活動；

（十）完成學校交辦的其他工作任務,。

第九條 在各單位各部門設(shè)立分檔案室進行二級管理,，分檔案室負責保管各單位短期（10年以下）的檔案材料。分檔案室的日常業(yè)務工作由檔案館進行指導和監(jiān)督,，定期向檔案館報送單位檔案工作季報表,，定期向檔案館移交由學校永久和長期（30年以上）保存的檔案。在各單位各部門系,、科,、室設(shè)立檔案工作點進行三級管理，配合完成本單位相關(guān)檔案工作,，檔案工作點的日常業(yè)務由分檔案室指導和監(jiān)督,。

第十條 各級檔案管理機構(gòu)應建立本單位檔案管理規(guī)章制度,，配備相應的專（兼）職檔案員，具體負責本單位檔案材料的收集,、整理,、保管、移交和利用等工作,，并接收上級部門的業(yè)務指導和督促檢查,。

第三章 崗位職責

第十一條 分管檔案工作的校領(lǐng)導職責：

（一）加強對學校檔案工作的領(lǐng)導，把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃,，列入學校議事日程,，督促各單位各部門按規(guī)章制度的要求做好本單位檔案工作；

（二）關(guān)心學校檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展,，定期聽取檔案館工作匯報,，及時研究、解決檔案工作中的重要事項及重大問題,，為檔案工作創(chuàng)造良好條件,；

（三）審批檔案材料銷毀報告。

第十二條 檔案館館長職責：

（一）主持檔案館工作,；

（二）組織制定學校檔案工作規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃,；

（三）組建、調(diào)整學校檔案工作網(wǎng)絡(luò),，協(xié)調(diào)檔案管理各環(huán)節(jié),；

（四）組織完成學校檔案業(yè)務工作，推進學校檔案信息化,、數(shù)字化建設(shè),；

（五）加強與上級主管部門工作聯(lián)系，開展同行間業(yè)務交流,；

（六）合理分工,，組織全館人員完成學校交辦的各項工作任務。

第十三條 各單位各部門分管檔案工作的領(lǐng)導職責：

（一）領(lǐng)導,、督促本單位教職員工執(zhí)行學校檔案工作規(guī)章制度,，審查落實本單位檔案管理規(guī)定，把檔案工作納入本單位議事日程和有關(guān)人員的職責范圍,；

（二）創(chuàng)造本單位設(shè)施設(shè)備,、人員配備等檔案工作條件，并切實幫助專（兼）職檔案人員解決工作中存在的實際困難,；

（三）檢查本單位檔案材料的形成,、收集、整理,、立卷和移交工作,，保證案卷質(zhì)量和檔案材料的齊全完整和隨辦隨歸,；

（四）負責本單位檔案材料的安全和保密工作。

第十四條 檔案館工作人員職責：

（一）宣傳貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,；

（二）指導,、監(jiān)督和檢查各單位各部門檔案材料收集、整理,、立卷,、歸檔工作，做好檔案接收,、鑒定和統(tǒng)計工作,，把好進館檔案質(zhì)量關(guān)；

（三）積極開展檔案利用服務和檔案編研工作,；

（四）做好檔案庫房防盜、防火,、防潮,、防塵、防蟲,、防鼠,、防磁、防高溫和防強光等工作及涉密檔案管理,，確保檔案材料及信息的安全完整,；

（五）積極參加檔案學術(shù)研究和交流活動；

（六）完成館長交辦的其他工作,。

第十五條 各單位各部門專（兼）職檔案員職責：

（一）貫徹執(zhí)行各級檔案規(guī)章制度,，遵守紀律，鉆研業(yè)務,，按時參加學校組織的檔案業(yè)務培訓,，自覺提高專業(yè)素養(yǎng)；

（二）負責本單位檔案材料的收集,、整理,、立卷、保管和移交等工作,；

（三）做好檔案隨辦隨歸,，按時報送本單位檔案工作季報表等相關(guān)材料；

（四）對按規(guī)定不向檔案館移交的檔案材料,，按本單位檔案管理制度安全保管,，并積極提供利用服務；

（五）崗位變動時,，做好業(yè)務交接工作,。

第十六條 材料形成人的職責：

收集業(yè)務工作中辦理完畢的各類檔案材料,，及時移交本單位專（兼）職檔案員進行歸檔處理。

第四章  檔案的立卷,、歸檔,、移交和接收

第十七條 學校實行文件材料形成部門立卷制度，即各單位各部門為檔案立卷人,，立卷時應遵循檔案材料的自然形成規(guī)律,，保持材料間的有機聯(lián)系，并按相關(guān)規(guī)定按時向檔案館移交,。

第十八條 個人在從事教學,、科研、黨政管理等職務活動中形成的各類載體形式的檔案材料,，須按規(guī)定向檔案館移交,，進行集中管理，任何人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有,。個人在非職務活動中形成的檔案材料,，檔案館可通過征集、代管,、捐贈等多種形式進行收集,。

第十九條 學校對重大科研成果和基本建設(shè)工程等進行鑒定、驗收時,，必須有專（兼）職檔案人員參加,。相關(guān)業(yè)務主管部門應會同檔案部門對應歸檔的文件材料進行審查，簽署意見,。對于文件材料不完整,、不準確、不系統(tǒng)的項目,，不予驗收,，不予上報成果。

第二十條 檔案材料的保管期限劃分為永久,、長期和短期三種：

（一）凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌,，對學校、社會和歷史研究有長遠利用價值的,，列為永久保管,；

（二）凡是反映學校一般活動，對學校和社會有長期查考利用價值的,，列為長期保管,，保管期限為30年；

（三）凡是短期內(nèi)對學校工作有查考價值的,，列為短期保管,，保管期限為10年,。

第二十一條 昆明醫(yī)科大學檔案分為黨群、行政,、教學,、科研、基建,、外事,、儀器設(shè)備、出版,、聲像,、財會、實物和人物十二大類,。

第二十二條 歸檔的檔案材料應齊全完整,，質(zhì)地優(yōu)良，格式規(guī)范,，書繪工整,，聲像清晰，著錄準確,，歸檔材料實體與電子檔案成套,，符合有關(guān)規(guī)范要求,。

第二十三條 歸檔時間和移交手續(xù)：

（一）按年度歸檔的各黨政職能部門,、直屬單位、繼續(xù)教育學院等,，于次年5月底前向檔案館移交檔案,；

（二）按學年度歸檔的各教學單位，于次學年度11月底前向檔案館移交檔案,；

（三）科研,、基建等部門，于項目驗收后兩個月內(nèi)向檔案館移交檔案,；

（四）會計檔案在會計年度終了后由財會部門保管一年,，期滿后的次年5月底前向檔案館移交；

（五）各單位收集到的人物類檔案可即時向檔案館移交,；

（六）列入檔案館接收范圍的單位撤銷或合并,，其檔案應在撤銷或合并后3個月內(nèi)向檔案館移交；

（七）新成立的單位,，應在成立的第二年（學年）開始向檔案館移交檔案,；

（八）臨時專項工作由臨時機構(gòu)在工作完成后3個月內(nèi)向檔案館移交檔案；

（九）各單位各部門向檔案館移交檔案時,，須填寫備考表及移交清單,，由交接雙方簽字并加蓋單位印章,。

第五章  檔案的保管、銷毀與利用

第二十四條 檔案庫房由專人負責管理,，須配置適宜各類檔案保存的設(shè)施設(shè)備,。涉密檔案應設(shè)專門庫房，專人專管,。

第二十五條 各級檔案保管單位要對檔案材料進行科學分類,、編號和排列。切實做好檔案保密和保護工作,，及時消除各種安全隱患,，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案材料安全,。

第二十六條 檔案館應會同有關(guān)單位對保管期限已滿的檔案進行鑒定,，提出銷毀或延長保管期限的意見。要銷毀的檔案材料須登記造冊,，報分管校領(lǐng)導批準后,，方可銷毀。銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷,，批準人和監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字,。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案,。各類檔案收進,、移出、利用和銷毀情況應進行統(tǒng)計和分析,，按照有關(guān)規(guī)定,，將結(jié)果報送上級主管部門。

第二十七條 對已歸檔的文件材料,，未經(jīng)許可和辦理相應手續(xù),，不得擅自涂改、撤換,。

第二十八條 各級檔案保管單位要按國家有關(guān)法律法規(guī)和學校規(guī)章制度開展檔案信息利用和咨詢服務,提供開放檔案目錄,、索引和檔案指南等檢索工具,充分開發(fā)利用檔案信息資源。

第六章  考核,、獎勵與處罰

第二十九條 學校檔案工作執(zhí)行季度檢查-年度考核制,。按照《昆明醫(yī)科大學檔案管理工作考核指標體系》和學校相關(guān)考核規(guī)定進行考核評比。

第三十條 在檔案工作中做出下列貢獻的單位或個人,，由檔案館報請檔案工作委員會討論后,，由學校給予表彰與獎勵：

（一）對檔案收集、整理、提供利用做出顯著成績的,；

（二）對檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的,；

（三）對檔案學、檔案史料應用研究做出重要貢獻的,；

（四）將重要的或珍貴的檔案,、文獻文物捐贈給學校的；

（五）同違反檔案法律,、法規(guī)的行為作斗爭,，表現(xiàn)突出的。

第三十一條 有下列行為之一的,，應按照有關(guān)法律法規(guī),，由檔案館提出申請，經(jīng)檔案工作委員會研究,，報學校處理,；構(gòu)成犯罪的，移交司法部門處理：

（一）損毀,、丟失屬于學校所有的檔案的,；

（二）擅自提供、抄錄,、復制,、公布屬于學校所有的檔案的；

（三）買賣或者非法轉(zhuǎn)讓屬于學校所有的檔案的,；

（四）篡改,、損毀、偽造檔案或者擅自銷毀檔案的,；

（五）將檔案出賣,、贈送給外國人或者外國組織的,；

（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案,，被責令改正而拒不改正的；

（七）不按規(guī)定開放,、提供利用檔案的,；

（八）明知存在檔案安全隱患而不采取補救措施，造成檔案損毀,、滅失,，或者存在檔案安全隱患被責令限期整改而逾期未整改的；

（九）發(fā)生檔案安全事故后,，不采取搶救措施或者隱瞞不報,、拒絕調(diào)查的；

（十）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損毀,、滅失的,。

第七章  附  則

第三十二條 本辦法自公布之日起執(zhí)行，原《昆明醫(yī)科大學檔案管理辦法》（昆醫(yī)大〔2013〕165號）同時廢止,。以前發(fā)布的相關(guān)辦法中與本辦法不一致的,，按照本辦法規(guī)定執(zhí)行。

第三十三條 本辦法由黨委辦公室,、校長辦公室及檔案館負責解釋,。