高等學(xué)校檔案管理辦法

（2008 年 8 月 20 日  教育部、國家檔案局令第27號(hào)發(fā)布）

第一章 總  則

第一條 為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作,，提高檔案管理水平,，有效保護(hù)和利用檔案,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及實(shí)施辦法制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案）,，是指高等學(xué)校從事招生,、教學(xué)、科研,、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生,、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表,、聲像等不同形式,、載體的歷史記錄。

第三條 高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作,，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理,，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

第四條 國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作,。省,、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作,。 國家檔案行政部門和省,、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查。

第五條 高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo),，其主要職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策,，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；

（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展,；  

（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制,、檔案庫房,、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；  

（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問題,。   

分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作,。

第二章 機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備

第六條 高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。 具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：

（一）建校歷史在50年以上,；  

（二）全日制在校生規(guī)模在1萬人以上,；  

（三）已集中保管的檔案,、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。 

未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室,。

第七條 高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu),，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。 需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案,，可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室單獨(dú)保管,。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。

第八條 高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作,；

（二）擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí),；  

（三）負(fù)責(zé)接收（征集）,、整理、鑒定,、統(tǒng)計(jì),、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；

（四）編制檢索工具,，編研,、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源,；  

（五）組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作,；  

（六）開展檔案的開放和利用工作；  

（七）開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),；

（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng),，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

（九）開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng),。 有條件的高校檔案機(jī)構(gòu),，可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。

第九條 高校檔案館設(shè)館長一名,，根據(jù)需要可以設(shè)副館長一至二名,。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名,。 

館長,、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）,，應(yīng)當(dāng)具備以下條件： 

（一）熱心檔案事業(yè),，具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；   

（二）有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識(shí)和精神,；   

（三）年富力強(qiáng),，身體健康。

第十條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員,。 高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制,。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。

第十一條 高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法,，愛崗敬業(yè),，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能,。

第十二條 高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員,，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué),、科研和管理人員同等待遇,。

第十三條 高等學(xué)校對(duì)長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生,，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇,，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。

第三章 檔案管理

第十四條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立,、健全檔案工作的檢查,、考核與評(píng)估制度，定期布置,、檢查,、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作,，明確崗位職責(zé),，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平,。

第十五條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔,。文件材料的歸檔范圍是：

（一）黨群類：主要包括高等學(xué)校黨委、工會(huì),、團(tuán)委,、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件,、會(huì)議記錄及紀(jì)要,；各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié),；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料,。

（二）行政類：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)錄及紀(jì)要,；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理,、行政管理的材料,。  

（三）學(xué)生類：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表,、體檢表,、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄,、黨團(tuán)組織檔案,、畢業(yè)生登記表等。  

（四）教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理,、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料,。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。  

（五）科研類：按原國家科委,、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1987〕6號(hào)）執(zhí)行。  

（六）基本建設(shè)類：按國家檔案局,、原國家計(jì)委發(fā)布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1988〕4號(hào)）執(zhí)行,。  

（七）儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重,、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收,、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料,。  

（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料,、樣品或者樣品照片、錄像等,。  

（九）出版物類：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào),、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿,、樣書及出版發(fā)行記錄等,。  

（十）外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會(huì)議、出國考察,、講學(xué),、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料,；學(xué)校聘請(qǐng)的境外專家,、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料,；學(xué)校開展校際交流,、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師,、國際學(xué)生,、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù),、學(xué)位,、稱號(hào)等的材料。

（十一）財(cái)會(huì)類：按財(cái)政部,、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）執(zhí)行,。 高等學(xué)校可以根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍,。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì),、電子、照（膠）片,、錄像（錄音）帶等各種載體形式,。

第十六條 高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度,。 學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求,，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷,。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號(hào)或者件號(hào),，制作卷內(nèi)目錄,，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交。

第十七條 歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良,，書繪工整,，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求,。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行,。

第十八條 高校檔案材料歸檔時(shí)間為：

（一）學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；  

（二）各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔,；  

（三）科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔,，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

第十九條 高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行整理,、分類,、鑒定和編號(hào)。

第二十條 高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,，確定檔案材料的保管期限,。對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案,，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊(cè)報(bào)校長批準(zhǔn)后,，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn),，不得銷毀任何檔案,。

第二十一條 高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損,、褪色,、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案,，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制,。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化,，加工成電子檔案保管,。

第二十二條 高校檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)保管。在國家需要時(shí),，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)提供所需的檔案原件或者復(fù)制件,。

第二十三條 高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案,。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外,，應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件送交高校檔案機(jī)構(gòu)保存。

第二十四條 高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué),、科研,、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案 材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔,，任何個(gè)人不得據(jù)為己有,。 對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，高校檔案機(jī)構(gòu)可以通過征集,、代管等形式進(jìn)行管理,。 高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)當(dāng)制定專門的制度和辦法,。

第二十五條 高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期檢查,，消除安全隱患，遇有特殊情況,，應(yīng)當(dāng)立即向校長報(bào)告,，及時(shí)處理。 檔案庫房的技術(shù)管理工作,，應(yīng)當(dāng)建立,、健全有關(guān)規(guī)章制度,，由專人負(fù)責(zé)。

第二十六條 高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度,，并按照國家有關(guān)規(guī)定報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表,。

第四章 檔案的利用與公布

第二十七條 高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán),，其他任何組織或者個(gè)人無權(quán)公布學(xué)校檔案 屬下列情況之一者,，不對(duì)外公布：

（一）涉及國家秘密的；  

（二）涉及專利或者技術(shù)秘密的,；  

（三）涉及個(gè)人隱私的,；  

（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。

第二十八條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人,，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后,，均可以利用已公布的檔案。 境外組織或者個(gè)人利用檔案的,，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理,。

第二十九條 查閱、摘錄,、復(fù)制未開放的檔案,，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及未公開的技術(shù)問題,，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意,，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)校長審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密,，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準(zhǔn),。

第三十條 高校檔案機(jī)構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案,，一般不提供原件,。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),。 加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件,，與原件具有同等效力。

第三十一條 高校檔案開放應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室,，并編制必要的檢索工具（著錄標(biāo)準(zhǔn)按《檔案著錄規(guī)則》（da/t18-1999）執(zhí)行）,，提供開放檔案目錄、 全宗指南,、檔案館指南,、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等，為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件,。

第三十二條 高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu),。 高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件,，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用,；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的,，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。 社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交,、捐贈(zèng)的檔案，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無償和優(yōu)先提供,。

第三十三條 寄存在高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案,，歸寄存者所有。高校檔案機(jī)構(gòu)如果需要向社會(huì)提供利用,，應(yīng)當(dāng)征得寄存者同意,。

第三十四條 高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案,，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位同意,，并報(bào)請(qǐng)校長批準(zhǔn)。

第三十五條 高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式（如舉辦檔案展覽,、陳列,、建設(shè)檔案網(wǎng)站等），積極開展檔案宣傳工作,。有條件的高校,，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。

第五章 條件保障

第三十六條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算,，保證檔案工作的需求,。

第三十七條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案機(jī)構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房,，對(duì)不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫,，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的要求及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建。 存放涉密檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫房,。 存放聲像,、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫,、恒濕,、防火、防漬,、防有害生物等必要設(shè)施,。

第三十八條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化,、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè),，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第三十九條 高等學(xué)校對(duì)在檔案工作中做出下列貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人,，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)：

（一）在檔案的收集,、整理、提供利用工作中做出顯著成績的,；  

（二）在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的,；

（三）在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的；  

（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給高校檔案機(jī)構(gòu)的,；  

（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭,，表現(xiàn)突出的。

第四十條 有下列行為之一的,，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分,；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任,。

（一）玩忽職守,，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的,；  

（二）違反保密規(guī)定,，擅自提供、抄錄,、公布檔案的,；  

（三）涂改、偽造檔案的,；  

（四）擅自出賣,、贈(zèng)送、交換檔案的,；  

（五）不按規(guī)定歸檔,，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；  

（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為,。

第七章 附  則

第四十一條 本辦法適用于各類普通高等學(xué)校,、成人高等學(xué)校。

第四十二條 高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)本辦法制訂實(shí)施細(xì)則,。 高等學(xué)校附屬單位（包括附屬醫(yī)院、校辦企業(yè)等）的檔案管理,，由學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況自主確定,。

第四十三條 本辦法自2008年9月1日起施行。國家教育委員會(huì)1989年10月10日發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（國家教育委員會(huì)令第6號(hào)）同時(shí)廢止,。